Учебная работа № 16915. «Контрольная Анализ и реорганизация структуры управления на примере ООО Информо-сервис

Выдержка из похожей работы

Системы электронного управ-ления документами включают:
1) системы электронного документирования (делопроизводства);
2) системы электронного документооборота;
3) корпоративные системы электронного управления документами,
Первые системы управления документами строились как вер-тикальные приложения и были предназначены для использова-ния небольшими группами спе-циалистов, работающих в тер-риториальной близости друг от друга с сильно структурирован-ными документами, Для обеспечения эффектив-ной деятельности современных учреждений системы электрон-ного управления документами должны удовлетворять следую-щим требованиям:
· Масштабируемость, Система должна поддерживать различное количество пользователей и ее способность наращивать мощность должна определяться только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена,
· Распределенность, Архитектура системы должна поддерживать взаимодействие территориально распределенных структурных подразделений организации, При этом в качестве коммуникационных средств могут быть использованы разнообразные каналы связи,
· Модульность, Система ЭУД должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой, что обеспечивает возможность поэтапного внедрения системы,
· Открытость, Открытая архитектура системы позволяет, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес-целей, во-вторых, интегрировать систему с другими прикладными программами, которые используются в организации, в-третьих, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как управление знаниями, Система должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции,
· Надежность, Система должна обладать техническими и программными средствами, обеспечивающими надежную и бесперебойную работу системы при различных видах сбоев,
· Защищенность, Гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видеоклипов до формализованных документов всех типов,
· Доступность, Возможность обеспечения доступа к документам через web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов, Поддержка различных категорий пользователей (локальных, удаленных, мобильных),
· Поддержка стандартов, Поддержка стандартов на различных этапах жизненного цикла электронного документа,
· Комплексная функциональность (поддержка полного жизненного цикла работы с документами ), Автоматическая поддержка распределенного управления различными информационны-ми материалами (документами) на протяжении всего их жизнен-ного цикла, от создания до ре-цензирования, утверждения, распространения и архивиро-вания, Обеспечение полного жизненного цикла работы с до-кументами включает автомати-зацию работы с образами доку-ментов, управление записями и потоками работ, управление контентом и так далее,
Таким образом, в настоящее время большинство организаций стараются внед-рить такие программные систе-мы, которые предоставляют не только средства формирования электронных дел и контроль вер-сий, но и обладают широким спектром возможностей по распространению документов и информации в рамках всей орга-низации, средствами управле-ния контентом и знаниями на ба-зе web-технологий, обеспечива-ют поддержку документоориентированных бизнес-процессов,
Таблица 3,
Классификация систем электронного управления документами

Характеристика

Системы электронного управления документами

Системы электронного документирования

Системы электронного документооборота

Корпоративные системы электронного управления документами

1

2

3

4

Функциональное назначение

Обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм

Обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных- технологий

Обеспечивают универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом

Динамика событий и процессов

Регистрация свершившихся событий (регистрация, хранение, контроль

Регистрация свершившихся событий и действий, поддержка процессов работы над документами(с учетом

Регистрация свершившихся событий и действий, поддержка

исполнения)

жизненного цикла документа)

процессов работы с документами в масштабах всей организации

Уровень автоматизации процессов

Системы, ориентированные на бизнес-процессы

Системы, ориентированные на бизнес-процессы с автоматизацией управления потоками работ

Системы, ориентированные на бизнес-процессы с автоматизацией управления потоками работ и поддержкой принятия решения

Пользователи

Сотрудники ограниченного числа структурных подразделений

Отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченные в какой-либо общий бизнес- процесс

Все сотрудники из различных подразделений организации, вовлеченные в бизнес-процессы масштаба всей организации

1,5,2, Структура рынка программных продуктов в области ЭУД

На сегодняшний момент спектр програм-мных продуктов, составляющих рынок систем электронного до-кументооборота, достаточно широк, Их можно раз-делить на две группы:
Программные системы, построенные на платформе IBM Lotus Domino/Notes; «Босс-референт» («АйТи»), семейство продуктов «Золушка» и DIS-Assistant (Институт развития Москвы), «ЭСКАДО» («Интерпроком Лан»), CompanyMedia и OfficeMedia («ИнтерТраст»), N»